Kinh nghiệm làm việc cộng tác online

Vận hành hiệu quả một mô hình làm việc trực tuyến không hề là chuyện đơn giản. Những chia sẻ, kinh nghiệm dưới đây sẽ giúp bạn.

Làm việc cộng tác trực tuyến theo thời gian thực đã và đang phổ biến nhờ tính ưu việt và an toàn hơn so với kiểu gửi nhận thư điện tử (email) truyền thống. Nếu so với việc gửi email hoặc email đính kèm file thì phương thức cộng tác trực tuyến sẽ linh hoạt, đáng tin cậy và đặc biệt là mang lại hiệu quả hơn nhờ các công cụ hỗ trợ mạnh mẽ.

Tuy nhiên, để đưa nhóm vào một mô hình làm việc cộng tác trực tuyến và vận hành nó trơn tru và đem lại những hiệu quả thực tế thì bạn không thể bỏ qua các vấn đề sau đây.

1. Tầm quan trọng của nhóm

Làm việc từ xa sẽ gặp nhiều thử thách và khó khăn, do đó việc quan trọng đầu tiên là bạn phải tìm cách tập hợp mọi người trong nhóm và xây dựng một đội làm việc dựa trên công cụ hoặc dịch vụ đã chọn. Tất nhiên, tinh thần đồng đội được đề lên cao nhất trong trường hợp này. Các thành viên trong nhóm phải tìm hiểu để làm rõ hơn điểm mạnh và điểm yếu của nhau. Nhóm cũng sẽ cần một mục tiêu chung và một lộ trình rõ ràng với việc phân công nhiệm vụ và trách nhiệm cho từng cá nhân.

Điều quan trọng thứ hai là tất cả các thành viên cảm thấy hài lòng và thoải mái với công cụ làm việc mà nhóm sử dụng, và ít nhất phải có một người đảm nhận chức năng gắn kết các thành viên và đưa nhóm hoạt động có tổ chức.

Đừng quên rằng tầm quan trọng của một nhóm là nhờ sự tham gia của tất cả các thành viên.

2. Công cụ hỗ trợ

Công cụ hỗ trợ làm việc nhóm trực tuyến theo thời gian thực là yếu tố quan trọng tiếp theo để cho một mô hình làm việc nhóm thành công. Hiện có nhiều dịch vụ, công cụ trực tuyến giúp soạn thảo và chỉnh sửa tài liệu trực tuyến theo thời gian thực. Chẳng hạn như các công cụ dựa trên nền web Google Drive(http://drive.google.com), OneDrive của Microsoft (tên cũ là SkyDrive – www.onedrive.com)

Ở mảng phần mềm cài trên máy tính thì bộ Microsoft Office hỗ trợ chức năng làm việc cộng tác với SharePoint (http://office.microsoft.com/en-us/sharepoint/) hay OneDrive. Nếu bạn đang dùng các phiên bản Office cũ hơn (như bản Office 2007 hay 2010) thì có thể cài thêm tiện ích bổ sung CodoxWord (www.codoxware.com/codoxword) để có thể cùng làm việc trên một văn bản, tài liệu.

Nếu quan tâm đến các tiện ích mã nguồn mở đa nền tảng thì bạn có thể chọn bộ tiện ích văn phòng AbiWord (http://abisource.org). Phần mềm này cũng bao gồm các plug-in giúp làm việc cộng tác và nhiều người có thể soạn thảo, chỉnh sửa cùng một lúc thông qua tiện ích trực tuyến AbiCollab.net.

Nếu vấn đề bảo mật khiến bạn ngần ngại thì có thể tự thiết lập một dịch vụ làm việc trực tuyến an toàn của riêng nhóm với công cụ mã nguồn mở Etherpad (http://etherpad.org). Công cụ này tương thích với hệ điều hành Mac, Windows và Linux.

Các thành viên trong nhóm có thể cùng soạn thảo, chỉnh sửa và thảo luận ngay trên Etherpad.

Tóm lại, cần chọn một công cụ phù hợp dựa trên yêu cầu thực tế của dự án, công việc và phù hợp với các thành viên trong nhóm.

3. Tính năng cần thiết

Các công cụ hỗ trợ này nhằm giảm tải cho các công việc mà nhóm phải thực hiện. Nếu một hoặc một số thành viên trong nhóm không có hoặc không thể sử dụng được phần mềm hoặc nền tảng thì dẫn đến tiến độ công việc chung bị ảnh hưởng. Do đó, bạn cần lưu ý 3 điểm sau:

– Hệ điều hành mà các thành viên trong nhóm đang sử dụng là gì?

– Các công cụ mà các thành viên này sử dụng?

– Các thành viên trong nhóm phù hợp và có nhiều kinh nghiệm với công cụ nào?

Không thể chọn một công cụ làm việc nhóm chỉ có trên Windows trong khi 1 hay 2 thành viên trong nhóm đang dùng máy Mac. Cũng không thể ép các thành viên trong nhóm dùng một công cụ lạ trong khi họ đã quen với OneDrive hoặc Google Drive.

Công cụ làm việc nhóm Google Drive phù hợp những công việc đơn giản.

Ngoài ra, bạn cũng xem xét lại công cụ làm việc nhóm này có được trang bị nhữung tính năng cần có để giúp công việc trôi chảy hơn không. Cần có một bảng so sánh các tính năng của các công cụ để chọn ra công cụ phù hợp nhất. Bạn cần lưu ý các tính năng cần thiết như sau:

– Chức năng soạn thảo cộng tác trực tuyến theo thời gian thực, nghĩa là nhiều người dùng thao tác trên một tài liệu và dữ liệu mới được cập nhật và hiển thị liên tục theo thời gian thực.

– Chức năng bình luận (comment): để lại những bình luận hoặc ghi chú cho một đối tượng nào đó trong văn bản, tài liệu hoặc bản vẽ đang cộng tác.

– Thanh trò chuyện (sidebar chat): Giúp các thành viên trao đổi với nhau, ngoài chat bằng văn bản thì công cụ nào thêm nhiều tính năng hơn như chat video, voice, tin nhắn thoại… thì càng tốt.

– Chức năng thông báo (Notifications): Đưa ra thông báo ai đang làm việc, đang rời đi, văn bản bị lỗi chính tả hay những cảnh báo quan trọng khác.

– Khả năng quản lý dữ liệu (file management): Giúp các thành viên của nhóm tổ chức dữ liệu đã đang và sẽ làm trong dự án.

– Lưu lịch sử sửa đổi (revision history): lưu lại các sửa đổi theo trình tự thời gian như thành viên nào sửa, sửa khu vực nào, thời gian nào…

– Kiểm soát phiên bản (version control): giúp bạn lưu, xoá, khôi phục lại các phiên bản của tài liệu mà nhóm làm việc cộng tác.

– Hỗ trợ đánh dấu: các thành viên có thể đánh dấu trên tài liệu đang làm việc.

– Hỗ trợ nhập và xuất dữ liệu.

– Hỗ trợ các nền tảng di động phổ biến (iOS, Android và Windows Phone).

Làm việc cộng tác hiệu quả là chìa khoá thành công của bất kỳ nhóm hoặc tổ chức nào

4. Thực hiện

Để bắt đầu làm việc, nhóm hãy nhìn lại một lần nữa mục tiêu chung, trách nhiệm của từng thành viên, các chủ đề cần thực hiện và phân phối nhiệm vụ. Nhóm cần có một đề cương cho nhiệm vụ cần làm, nếu cần có thể tham khảo ý kiến chuyên gia nếu có vấn đề nào thuộc lĩnh vực khác. Quan trọng hơn hết là cần một người quản lý chung và đề cử một người khác quản lý dữ liệu hoặc các số liệu, bảng biểu (nếu làm việc liên quan đến bảng tính).

Các thành viên trong nhóm nên định kỳ hoán đổi vai trò cho nhau và đọc, kiểm tra lại các tác phẩm, bài viết hay công việc của nhau để phát hiện ra những góc nhìn, quan điểm khác.

Trong trường hợp có người trong nhóm không muốn phần ý kiến, bài viết hoặc bản vẽ của mình bị người khác chỉnh sửa, thay đổi thì người phụ trách nhóm nên đứng ra xem xét dựa trên những ghi chú, bình luận hoặc gợi ý thay thế có trong công cụ làm việc.

Thống nhất quy ước liên quan đến việc nhận xét, định danh thành viên trong nhóm (tên sẽ hiển thị trong không gian làm việc nhóm) và cách thức xử lý những vấn đề (nếu có) nảy sinh trong nhóm. Chẳng hạn như cách sửa một lỗi của một người trong nhóm do một thành viên khác phát hiện.

Lưu ý rằng, khi làm việc nhóm thì sự thành công của nhóm phụ thuộc vào nội dung cuối cùng mà họ cùng nhau tạo ra. Do đó:

• Hãy để mọi người thoả sức sáng tạo trong phạm vi nhiệm vụ được giao.

• Tôn trọng ý tưởng. Chẳng hạn nếu cùng nhau làm một bài viết thì khi chỉnh sửa phần văn bản của họ thì phải đảm bảo ý tưởng của họ được bảo tồn.

• Định kỳ hoặc thường xuyên cập nhật tiến độ chung, nêu bật những “khoảng trống” chưa hoàn tất, nhắc nhở về trách nhiệm và thời hạn đặt ra. Bên cạnh đó, cần phải khen thưởng những nỗ lực cá nhân và khuyến khích họ chia sẻ những kinh nghiệm, cách thức làm việc cũng như các thách thức mà họ gặp phải.

5. Kết thúc công việc

Một dự án, công việc được hoàn tất dựa trên kết quả của nhiều thành viên cùng nhau làm việc trên một công cụ trực tuyến có được kết quả tốt là nhờ vào tinh thần hợp tác và sự nhiệt tình của từng cá nhân. Hãy nêu bật vai trò của họ vì một sản phẩm của tập thể bao giờ cũng tốt hơn là của từng cá nhân riêng lẻ. Một điều quan trọng nữa là làm việc hợp tác là chìa khoá thành công của bất kỳ nhóm hoặc tổ chức nào.

Một số công cụ làm việc nhóm trực tuyến tham khảo

Một số công cụ làm việc nhóm trực tuyến tham khảo
Nếu bạn cần một công cụ làm việc cộng tác chuyên biệt với nhiều tính năng ưu việt hơn so với OneDrive hay Google Drive thì có thể cân nhắc và chọn các dịch vụ sau:

Podio (www.podio.com)

Podio là một mạng xã hội doanh nghiệp có chức năng bổ sung thêm nhiều chức năng chuyên biệt cho một hệ thống quản lý dự án. Mỗi người sẽ sử dụng một hồ sơ làm việc cá nhân giúp liên kết với các thành viên khác trong nhóm như người quản lý, người phụ trách trực tiếp, quản lý dự án hoặc trưởng nhóm… Ứng dụng cũng có chức năng chat, email nội bộ, danh bạ, lịch và quản lý tiến trình.

Podio có khả năng tuỳ biến cao và hiện có nhiều tiện ích bổ sung được cung cấp trên kho ứng dụng dành riêng. Bạn chỉ cần chọn Add App để thêm các ứng dụng bổ sung như Quản lý Dự án (Project Management), CRM, quản lý tiếp thị, tuyển dụng, nhân sự hay IT Support… Bạn cũng có thể tự tạo ra các ứng dụng của riêng mình với công cụ Podio App Builder.

Hiện Polio có ba gói dịch vụ để bạn lựa chọn là Polio Lite cho nhóm có 5 người, Podio Teams và Podio Business cho các tổ chức, doanh nghiệp có nhiều nhân viên hơn.

Asana (www.asana.com)

Dịch cụ Asana được tạo ra bởi đồng sáng lập mạng xã hội Facebook – Dustin Moskovitz và cựu trưởng nhóm công nghệ của Facebook – Justin Rosenstein. Dịch vụ này cung cấp các công cụ quản lý dự án, quản lý công việc, tiến trình với giao diện sử dụng trực quan và tương thích với nhiều nền tảng từ desktop cho đến di động.

Tiện ích này miễn phí cho nhóm làm việc 15 người và có mức giá từ 50 USD đến 800 USD/tháng tuỳ theo số lượng nhân viên mà công ty, tổ chức đăng ký.

Google Apps (www.google.com/enterprise/apps/business)

Dịch vụ này không quá xa lạ với nhiều người, tuy nhiên không phải ai cũng hiểu rõ về những gì mà Google Apps có thể làm được. Google cung cấp toàn bộ các tiện ích Gmail, Hangouts, Calendars, Docs, Sheets, Slide và nhiều tính năng liên quan đến quản lý dự án và làm việc nhóm để giúp vận hành một tổ chức và làm việc cộng tác hiệu quả và chuyên nghiệp hơn. Tất nhiên, công cụ này đòi hỏi người dùng phải kết nối Internet để sử dụng và hiện đã có tiện ích cho mọi nền tảng di động phổ biến và nền web.

Riêng chức năng làm việc cộng tác trên tài liệu như văn bản, bảng tính, trình chiếu thì người dùng trong nhóm có thể cùng tương tác, làm việc, theo dõi những thay đổi theo thời gian thực. Họ cũng có thể tạo nhóm chat dựa trên Hangouts để thoại video hoặc văn bản.

Google cung cấp Apps for Work với các mức giá dựa trên dung lượng lưu trữ, số lượng email công việc, thoại video và voice với mức giá từ 5 USD đến 10 USD/người/tháng. Với gói 10 USD/người/tháng thì bạn có dung lượng lưu trữ không giới hạn và có chức năng quản trị bổ sung chuyên biệt.

Yammer (www.yammer.com)

Năm 2012, Microsoft đã mua lại mạng xã hội doanh nghiệp Yammer với giá 1,2 tỷ USD để bổ sung cho những điểm yếu trong mảng mạng xã hội của mình. Yammer hiện là một công cụ hữu hiệu phục vụ công tác truyền thông và làm việc cộng tác cho doanh nghiệp, tổ chức với nhiều tính năng được cung cấp miễn phí. Dịch vụ này giúp người dùng có thể tạo ra các trang cá nhân cũng như tạo ra các nhóm làm việc dễ dàng. Các tính năng như thích (Like), chia sẻ (Share), upload hình ảnh, file dữ liệu… cũng được hỗ trợ với khả năng tương tác cao.

Bên cạnh những tính năng miễn phí thì Microsoft cũng cung cấp gói Yammer Enterprise với giá 3 USD/người dùng/tháng và gói Office 365 for Business với giá 8 USD/người/tháng.

Trello (www.trello.com)

Trello là công cụ quản trị dự án miễn phí với giao diện sử dụng đơn giản và trực quan. Tiện ích này sử dụng mô hình khá nổi tiếng có tên Kanban, từng được Toyota áp dụng thành công trong thập niên 1980. Công cụ giúp tổ chức lại các công việc cần làm và chia sẻ với các thành viên trong nhóm theo thời gian thực dưới dạng thẻ hoặc bảng thông tin khá đẹp mắt.

HipChat (www.hipchat.com)

Bạn cần một nơi cho tất cả nhân viên, cộng sự của mình gặp gỡ, chat và làm việc cộng tác thì có lẽ HipChat là công cụ phù hợp. Công cụ truyền thông đa nền tảng này sẽ giúp bạn tạo ra những phòng ảo (virtual room) cho nhóm của mình gặp gỡ và tương tác cũng như chia sẻ ý tưởng hoặc làm việc chung.
HipChat Basic miễn phí với mọi người dùng, tuy nhiên để có thể sử dụng thêm nhiều tính năng bổ sung hữu ích khác thì bạn phải mua gói HipChat Plus (hỗ trợ chức năng chia sẻ màn hình 1-1, không giới hạn dung lượng lưu trữ và bổ sung thêm tuỳ chọn cao cấp cho hành chính nhân sự) với giá 2 USD/người/tháng.

GanttProject (http://www.ganttproject.biz)

Nếu bạn cần một công cụ quản lý dự án thì GanttProject sẽ là một lựa chọn miễn phí nhưng hữu ích nhất. Công cụ này được phát triển vào năm 2003 và cho đến phiên bản hiện tại thì hầu như không có gì bạn phải phàn nàn khi sử dụng thực tế.

GanttProject cho phép người dùng tạo và quản lý các công việc và sự kiện quan trọng. Tiện ích này cũng hỗ trợ tạo biểu đồ Gantt và PERT  cũng như cho phép xuất báo cáo dạng HTML hay PDF.

Tuy nhiên, bạn cần lưu ý là công cụ này không có chức năng mạng xã hội nào tích hợp nên khá phù hợp với môi trường doanh nghiệp.

PC World VN, 04/2015

Advertisements

Posted on April 26, 2015, in Tin học and tagged . Bookmark the permalink. Leave a comment.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: